만료 90일 전에는 계약서에서 자동갱신 여부, 통지 기간, 통지 방법을 먼저 확인합니다. 이메일만 허용되는지, 내용증명이 필요한지까지 적혀 있는 경우가 있습니다.
60일 전에는 최근 12개월 거래량, 미수금, 반품률을 표로 모읍니다. 갱신 협의에서 ‘느낌’이 아니라 숫자로 말하기 위함입니다. 동시에 상대 담당자가 바뀌었는지도 확인합니다.
30일 전에는 내부 결정을 고정합니다. 유지, 조건 변경, 종료 중 하나를 선택하고, 종료라면 잔여 재고와 미정산 처리 방안을 적습니다. 통지문은 기한보다 여유 있게 초안을 준비하는 편이 안전합니다.
만료 직전에는 통지 발송 증빙과 회신 여부를 기록합니다. 침묵을 동의로 해석하지 않도록, 회신이 없으면 재연락 일정을 따로 둡니다. 이 순서만 지켜도 갱신 시즌의 급작스러운 충돌을 줄일 수 있습니다.